Se acabó el papel en las inspecciones de Hacienda de las empresas

Una consulta de la DGT permite “destruir el papel” una vez que se digitalicen las facturas. El criterio de Tributos se adelanta en el tiempo porque todavía son muy frecuentes las actuaciones en las que se pide papel. El sistema informático debe certificarse por Hacienda.
La Dirección General de Tributos –DGT– acepta y respalda que las empresas puedan presentar y conservar las facturas en formato digital para las inspecciones y requerimientos que realice la Administración.

En una consulta sobre deducción de cuotas soportadas del Impuesto sobre el Valor Añadido –IVA–, la DGT explica de forma muy gráfica que una vez que los documentos de las empresas se digitalicen “se puede incluso destruir el papel”. El requisito imprescindible para poder beneficiarse de la tecnología es que la empresa cuenta con un sistema homologado o certificado por Hacienda.

Tributos ha estudiado la consulta realizada por una empresa que procesa un elevado número de documentos en papel, digitalizando todos ellos para ser incluidos en una base de datos. La compañía preguntaba a Hacienda sobre la validez como prueba de los documentos digitalizados en su correspondiente soporte –disquetes, CD y cintas magnéticas– ante cualquier requerimiento de la Administración tributaria.

Lo que hace la DGT es interpretar la Orden 962/2007 sobre Facturación telemática y conservación electrónica de facturas del Ministerio de Economía. En esta norma se incluyen los requisitos del sistema de software que deben tener las empresas para digitalizar su documentación y en la Resolución de 24-X-2007 se recoge el procedimiento que tienen que seguir las empresas para conseguir que el director del departamento de Informática Tributaria de la Agencia homologue su sistema. También se incluyen los formatos, entre otros, el PDF y JEPG2000.

La principal característica que debe reunir el software es que “garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento y firmada con firma electrónica”. El sistema digital “certificado”, añade la consulta, tendrá que “organizarse en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registro”.

Según explica la DGT, “en la medida en que las facturas y documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos o justificantes pueden ser digitalizados y conservados por medios electrónicos, pudiéndose incluso destruir el papel, dicha documentación en soporte electrónico puede ser válida como medio de prueba en los procedimientos realizados ante la Administración tributaria”. La consulta introduce una importante matización en lo que se refiere a la destrucción de los documentos. El contribuyente tendrá que tener en cuenta “el cumplimiento de las obligaciones que en otros ámbitos, como el mercantil, afecten a la conservación de dichos documentos”.

Es decir, no todo el papel tiene por qué desaparecer, ya que en otro tipo de ámbitos fuera de lo que es el procedimiento administrativo tributario, como las transacciones comerciales, puede ser relevante su conservación.

Por otro lado, la consulta recuerda que la Ley 37/1992 del IVA ya previó que “las facturas recibidas, los justificantes contables, las facturas expedidas y las demás copias deberán conservarse, incluso por medios electrónicos, durante el plazo de prescripción del impuesto”. De igual forma, esta norma también establece que la conservación de este tipo de documentos “se podrá cumplir por un tercero, que actuará en nombre y por cuenta del sujeto pasivo”.

Como explica Raúl Salas, socio del Área Fiscal de Baker & McKenzie, la importancia de esta consulta reside en que “la DGT se pronuncia sobre la validez del formato electrónico de facturas emitidas y recibidas en un momento en el que todavía se pide papel en las inspecciones e incluso cuesta que acepten la firma electrónica en determinadas situaciones”. Salas apunta que el documento o la factura digitalizado tiene que ser “inalterable”.

(Noticia extraída de Expansión)